Pályázatok megvalósítása- amire szükséges figyelni!!

[Kiss Zoltánné]

Pályázatok megvalósítása – amire szükséges figyelni
Kedves Fiatal Vállalkozók!
A pályázati források elnyerése – az első lépést jelenti, a projektek sikeres megvalósítása azonban újabb, jelentős kihívást jelent a vállalkozásoknak.
Az alábbiakban összefoglaltuk azokat a szempontokat , melyeket mindenképpen érdemes figyelembe venni a projektek megvalósítása során:
Projektdosszié
Minden pályázat esetében fontos , hogy a projekthez kapcsolódó összes dokumentumot elkülönített projektdossziéban szükséges gyűjteni / tárolni, valamint adott időpontig megőrizni, mely időpont nem a fenntartási időszak vége, minden pályázat esetében egyedileg meghatározott.

A GINOP.5.2.3-16 pályázat esetében köteles elkülönítetten nyilvántartani és megőrizni a dokumentumokat a támogatási döntés meghozatala napjától számított 10 évig, de legalább 2027. december 31-ig; ezen időpontig fennáll az ellenőrzés-tűrési kötelezettsége, továbbá köteles a Projektre vonatkozóan elkülönített számviteli nyilvántartást vezetni.

A projektdosszié lehet egy gyűjtőmappa, vagy egy gyűrűs mappa, melyen jól láthatóan feltüntetésre kerül a projekt azonosítója (pl. GINOP-5.2.3-16-………….).
A projektdosszié az alábbi dokumentumokat tartalmazza:

– Pályázati dokumentáció (kinyomtatott Támogatási Okirat , nyilatkozatok) és mellékleteinek eredeti példánya
– Projekttel kapcsolatos számlák, banki igazolások, teljesítési igazolások, megrendelések, szerződések, átadás-átvételi jegyzőkönyvek, üzembe helyezési jegyzőkönyvek , nyilatkozatok eredeti példányai
– Eredeti árajánlatok, ajánlatkérő dokumentumok,
– Pályázó szervezettel kapcsolatosan: aláírási címpéldány, működési és telephelyengedélyek, tulajdoni lap, vállalkozói engedély másolata
– Projekthez tartozó elkülönített könyvelés, főkönyvi kivonatok, tárgyi eszköz kartonok
– Egyéb dokumentumok: tájékoztatási kötelezettségek (fotódokumentáció ) , vállalások teljesülését alátámasztó dokumentációk.

Helyszíni ellenőrzés

A helyszíni ellenőrzésekre általában a záró kifizetési kérelem benyújtását, tehát a projekt zárását követően kerül sor, de bizonyos esetekben sor kerülhet ellenőrzésre a pályázat életének bármely szakaszában (megvalósítás előtt, közben, vagy azt követően, a fenntartási időszakban is).

A helyszíni ellenőrzéseken a kiérkező ellenőrök a projekt keretében megvalósult fejlesztéseket ellenőrzik:
– mint pl.:kifizetések, számlák, könyvelési dokumentumok, a fejlesztés helyszínen való fellelhetősége.
– A helyszíni ellenőrzésekre előzetes bejelentkezés nélkül soha nem érkeznek az ellenőrök. Az ellenőrök minden esetben telefonon jelzik érkezési szándékukat egy dátum felajánlásával, melyet a pályázó nem köteles elfogadni, felajánlhat más időpontot egyéb elfoglaltságaira hivatkozva.

Minden esetben tanácsos, hogy az időpont véglegesítése előtt egyeztessenek pályázatírójukkal ( ha van ilyen ) , hiszen az ellenőrzésre való felkészülés időigényes- és abban az esetben , ha pályázatíró van a vállalkozásban , akkor ő az a személy aki részt vesz az ellenőrzésen , mivel részletesen ismeri a pályázat útját, minden mozzanatát.

Változások nyomon követése

Minden, a pályázó adataiban és a pályázat tartalmában bekövetkezett változás bejelentési kötelezettséget von maga után.

Szükséges értesíteni a Közreműködő Szervezetet olyan apróbb változásokról is, mint a tulajdoni szerkezet átalakulása (egyéni vállalkozóból BT, vagy KFT) – de olyan, projektet befolyásoló tényezőkről is, mint a beszerezni kívánt eszközök típusában, műszaki tartalmában beállt változás, megvalósítási helyszín változás, bankszámla szám megszünése, vagy új bankszámla szám nyitása stb.
A könyvelőkkel érdemes egyeztetni esetenként.

Ha van pályázatírója, akkor bármilyen változás esetén azt tanácsoljuk, vegyék fel a kapcsolatot pályázatírójukkal, aki meg tudja mondani, hogy a változást szükséges-e bejelenteni, és ha igen, akkor milyen formában szükséges ezt megtenni.

Tájékoztatási kötelességek

Minden pályázat esetében a pályázó szervezetnek szükséges megvalósítania úgynevezett kötelező kommunikációs elemeket, melyek során az elnyert pályázat keretében megvalósuló fejlesztést szükséges ismertetni a nyilvánossággal.

Ilyen elemek lehetnek: tájékoztató tábla, sajtóközlemény kiküldése, fotódokumentáció készítése, projektismertető megjelentetése a vállalati honlapon, sajtórendezvények rendezése stb

„C” típusú tábla kihelyezése:

A Tájékoztató Táblát („C” tipusu táblát) a kedvezményezett a projekt tényleges, fizikai megkezdésekor – de legkésőbb a szerződéskötést követő 30 napon belül – köteles a projekt helyszínén, jól látható helyen kihelyezni. A táblát a projekt fizikai befejezéséig köteles a projektgazda a projekt helyszínén/helyszínein kint tartani.
Edit Mentor Kissné

[Szerző]

Bejegyzés